§ 1

1. Regulamin określa zasady świadczenia usług, odpowiedzialności oraz przebywania na terenie hotelu i jest integralną częścią umowy do której zawarcia dochodzi poprzez podpisanie karty meldunkowej jak również poprzez dokonanie rezerwacji, meldunku lub zapłatę należności za pobyt
   w hotelu. Dokonując w/w czynności Gość potwierdza, iż zapoznał się i akceptuje warunki Regulaminu.
2. Regulamin obowiązuje wszystkie osoby przebywające na terenie Hotelu
3. Pokój w hotelu wynajmowany jest na doby.
4. Jeśli Gość nie określił czasu pobytu najmując pokój, przyjmuje się, że pokój został wynajęty na jedną dobę.
5. Doba hotelowa rozpoczyna się o godz. 15:00 a kończy o godz. 11:00 dnia następnego.
6. Posiłki serwowane są w godzinach :
   1) Śniadanie –7.30-10.30

§ 2

1. Życzenie przedłużenia pobytu poza okres wskazany w dniu przybycia, Gość hotelu powinien zgłosić w recepcji do godz. 11:00 dnia, w którym upływa termin najmu pokoju.
2. Hotel uwzględni życzenie przedłużenia pobytu w miarę posiadanych możliwości.

§ 3

1. Podstawą zameldowania Gościa jest okazanie w recepcji dokumentu tożsamości z fotografią oraz podpisanie karty meldunkowej.
2. Gość hotelowy nie może przekazywać pokoju innym osobom, nawet jeśli nie upłynął okres, za który uiścił należną za pobyt opłatę.
3. Osoby odwiedzające, niezameldowane w hotelu mogą przebywać w pokoju hotelowym od godz. 8:00 do godz. 22:00 po uprzednim powiadomieniu w recepcji hotelu.
4. Hotel może odmówić przyjęcia Gościa, który mieszkając wcześniej naruszył regulamin hotelowy wyrządzając szkodę w mieniu hotelowym lub Gości albo szkodę Gościom, pracownikom hotelu lub innym osobom przebywającym w hotelu.

§ 4

1. Hotel świadczy usługi zgodnie ze swoją kategorią i standardem. W przypadku zastrzeżeń dotyczących jakości usług, Gość jest proszony o jak najszybsze zgłaszanie ich w recepcji, co umożliwi obsłudze hotelu niezwłoczną reakcję.
2. Hotel ma obowiązek zapewnić:
   1) profesjonalną i uprzejmą obsługę w zakresie wszelkich spraw dotyczących hotelu.
   2) sprzątanie pokoju i wykonywanie naprawy i urządzeń podczas nieobecności Gościa, a w obecności tylko wówczas gdy wyrazi takie życzenie.
   3) warunki do spokojnego i bezpiecznego pobytu oraz zachowanie tajemnicy informacji o Gościu.
   4) sprawność urządzeń technicznych.
   5) wymianę bielizny pościelowej i ręczników co 3 dni.

§ 5

1. Na życzenie Gościa Hotel świadczy nieodpłatnie następujące usługi:
   1) udzielenie informacji zawiązanych z pobytem i połączeniach komunikacyjnych.
   2) budzenie o oznaczonej godzinie.
   3) przechowanie pieniędzy i przedmiotów wartościowych w depozycie w czasie pobytu Gościa w hotelu.
   4) zamawianie taxi.
2. Na życzenie Gościa Hotel świadczy odpłatnie następujące usługi:
   1) wykupienie obiadu – 55 zł
   2) wykupienie kolacji – 45 zł
   3) wykupienie śniadania – 45 zł
   4) dodatkowa zmiana bielizny pościelowej – 30 zł
   5) dodatkowa zmiana ręczników (komplet mały duży) – 15 zł
   6) dodatkowe sprzątanie – 30 zł
   7) pranie – 40 zł

§ 6

1. Odpowiedzialność hotelu z tytułu utraty lub uszkodzenia pieniędzy, papierów wartościowych, kosztowności albo przedmiotów mających wartość naukową albo artystyczną jest zgodna z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
2. Istnieje możliwość zdeponowania wartościowych przedmiotów w sejfie hotelowym.
3. W przypadku utraty lub uszkodzenia przedmiotów, o których mowa powyżej odszkodowanie nie przekracza sumy ustalonej zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 lipca 1998 roku w sprawie ograniczenia odpowiedzialności osób utrzymujących zarobkowo hotele lub inne podobne zakłady ( Dz. U. z 1998r. nr 117, poz. 758 z późniejszymi zmianami).

§ 7
Parking na terenie Hotelu jest niestrzeżony.

§ 8

1. W hotelu obowiązuje zachowanie ciszy od godz. 22:00 do godz. 7:00 dnia następnego.
2. Zachowanie Gości i osób korzystających usług hotelu nie powinno zakłócać spokoju pobytu innych Gości. Hotel może odmówić dalszego świadczenia usług osobie, która narusza tę zasadę.
3. W całym obiekcie panuje całkowity zakaz palenia papierosów i papierosów elektronicznych, jego naruszenie skutkuje nałożeniem kary w wysokości 500 zł .

§ 9

1. Każdorazowo opuszczając pokój Gość powinien sprawdzić zamknięcie drzwi i pozostawić klucz w recepcji. W przypadku zgubienia klucza Gość ponosi odpowiedzialność finansową w wysokości 50 zł.
2. Gość hotelowy ponosi odpowiedzialność materialną za wszelkiego rodzaju uszkodzenia lub zniszczenia przedmiotów wyposażenia i urządzeń technicznych hotelu powstałe z jego winy lub odwiedzających go osób.
3. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe zabronione jest używanie w pokojach hotelowych grzałek, żelazek elektrycznych, innych podobnych urządzeń nie stanowiących własności Hotelu.

§ 10

1. Przedmioty osobistego użytku pozostawione przez wyjeżdżającego Gościa w pokoju hotelowym będą odesłane na koszt Gościa na adres przez niego wskazany. W przypadku nie otrzymania takiej dyspozycji hotel przechowa te przedmioty przez 3 miesiące.
2. Na terenie hotelu dzieci powinny znajdować się pod stałym nadzorem opiekunów prawnych. Hotel nie odpowiada za zdrowie i bezpieczeństwo dzieci pozostawionych bez opieki. Opiekunowie prawni ponosić będą odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody powstałe w wyniku działania dzieci.
3. Gość hotelowy ponosi pełną odpowiedzialność materialną za wszelkiego rodzaju uszkodzenia lub zniszczenia przedmiotów wyposażenia i urządzeń technicznych hotelu powstałe z jego winy lub z winy odwiedzających go osób. Po wykryciu szkody zostanie komisyjnie sporządzony protokół będący podstawą do obciążenia. Hotel zastrzega sobie możliwość obciążenia Gościa za wyrządzone szkody po jego wyjeździe.
4. Gość wyraża zgodę na wystawienie faktur VAT bez podpisu.

§ 11
Hotel dokłada wszelkich starań, aby dane Gości przetwarzane były z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

1. Administratorem danych osobowych Gościa jest Stowarzyszenie „Wspólnota Polska” Hotel Dom Polonii w Ostródzie przy ul. Pieniężnego 6, 14-100 Ostróda.
2. Dane osobowe Gościa przetwarzane są na podstawie zawartej pomiędzy Gościem a Hotelem umowy o świadczenie usług hotelarskich.
3. Dane osobowe przetwarzane są w celu:
   1) rezerwacji noclegu
   2) świadczenia usług hotelarskich i gastronomicznych lub innych podobnych usług, które na życzenie Gościa są świadczone przez Hotel
   3) zapewnienie bezpieczeństwa osób oraz mienia znajdujących się w hotelu poprzez stosowanie monitoringu wizyjnego
   W przypadku podania przez Gościa danych osobowych dotyczących preferencji odnośnie pobytu lub realizowanych świadczeń, Hotel może przetwarzać powyższe dane dla celów poprawy jakości świadczonych przez Hotel usług lub zapewnienia komfortu Gościa bądź realizacji dodatkowych świadczeń na rzecz Gościa. Dane osobowe Gościa mogą być przetwarzane także w celu prowadzenia badań satysfakcji Gościa w związku ze świadczonymi przez Hotel usługami. Ponadto, celem przetwarzania danych osobowych przez Hotel jest dochodzenie ewentualnych roszczeń przez Hotel w związku z poniesioną przez Hotel szkodą wyrządzoną przez Gościa, a także udokumentowanie wykonania usługi dla celów podatkowych. W przypadku, gdy Gość wyraził zgodę na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych, Hotel przetwarza dane osobowe w tym celu, tj. w celu kierowania do Gościa informacji marketingowych i ofert o swoich produktach i usługach.
4. Dane osobowe zebrane na potrzeby świadczenia usług hotelarskich, gastronomicznych oraz w celu zapewnienia bezpieczeństwa będą przetwarzane przez okres określony w przepisach prawa, a w przypadku danych zebranych na podstawie zgody do czasu jej odwołania.
5. Dane pozyskane z monitoringu usuwane są maksymalnie po 7 dniach od daty ich rejestracji.
6. Podczas rezerwacji dokonywanych osobiście, drogą telefoniczną lub mailową, a także meldowania Gościa w Hotelu zbierane są następujące dane :
   1) imię i nazwisko;
   2) numer telefonu;
   3) adres e-mail;
   4) nr dokumentu tożsamości
7. W przypadku rezerwacji noclegu w Hotelu za pośrednictwem biura podróży lub portalu rezerwacyjnego, przekazane do Hotelu przez te podmioty dany obejmują w szczególności:
   1) imię i nazwisko,
   2) datę pobytu,
   3) numer telefonu
   4) adres e-mail,
   Informację o dokładnym źródle, z którego Hotel pozyskał dane osobowe Gość może uzyskać w Recepcji hotelowej.
8. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty współpracujące z Hotelem tj.:
   1) zewnętrzne biura rachunkowe;
   2) kancelarie prawne;
   3) dostawcy platform rezerwacji usług hotelarskich;
   4) firmy świadczące usługi marketingowe;
   5) dostawca aplikacji służącej do rozsyłania informacji handlowych;
   6) firmy ubezpieczeniowe
   7) informatyczne zapewniającym wsparcie IT Hotelu
9. Każdy Gość posiada prawo:
   1) dostępu do swoich danych osobowych;
   2) sprostowania, aktualizowania i poprawiania danych osobowych;
   3) przenoszenia danych;
   4) usunięcia lub ograniczenia przetwarzania;
   5) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
   6) cofnięcia zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w dowolnym momencie.
10. W przypadku stwierdzenia przez Gościa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, przysługuje mu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).
11. Podanie przez Gościa danych osobowych oraz wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne, aczkolwiek konieczne w celu wykonania rezerwacji pobytu i usługi hotelowej. Odmowa podania danych osobowych uniemożliwia zawarcie umowy z Hotelem, jak również uniemożliwia wystawienie faktury VAT.
12. Hotel nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji na podstawie danych osobowych, w tym nie dokonuje profilowania.